Lưu ý khi doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

(Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

 

2. Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022

Luật Quản lý thuế (sửa đổi) vừa được Quốc hội thông qua, trong đó có quy định: Những nội dung về hóa đơn, chứng từ điện tử sẽ có hiệu lực từ ngày 1/7/2022. Quy định này khiến nhiều kế toán, doanh nghiệp lầm tưởng thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đã bị lùi.

Update theo thông tư mới nhất, Khoản 3 và 4 Điều 26, Thông tư  68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính chính thức ban hành ngày 30/09/2019 đã quy định thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:

“Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này”

Như vậy, 100% doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ, cá nhân kinh doanh vẫn bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử theo lộ trình đã được quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP hạn cuối 01/11/2020.

 

3. Quy định sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

3.1 Có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?

Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP thì thời điểm 100% doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử là 01/11/2020. Tuy nhiên, nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp và tổ chức, cá nhân kinh doanh có cơ hội làm quen với hóa đơn điện tử, Chính Phủ đã cho phép doanh nghiệp có 02 năm để chuyển đổi sang hóa đơn điện tử (từ 01//22/2018 đến 31/10/2020).

Tại Khoản 3 Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC có quy định:

“Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.”

=>Như vậy, Doanh nghiệp có thể được sử dụng song song hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định. Tuy nhiên đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, công ty chỉ sử dụng một hình thức hóa đơn (chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử)

Kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo mốc thời gian bắt buộc tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP . Doanh nghiệp phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).

3.2 Cột mốc thời gian sử dụng hóa đơn điện tử cần biết theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Giai đoạn đầu tiên: Trước ngày 01/11/2018 chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

– Doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng.

– Doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy đã mua đến hết ngày 31/10/2020 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP.

Giai đoạn thứ 2: Từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020 chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

– Nếu dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2020 thì sẽ chuyển sang hóa đơn điện tử và không được in hóa đơn giấy.

– Đối với các cơ sở kinh doanh thành lập mới từ ngày 01/11/2018, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn theo hình thức cũ nhưng phải gửi mẫu theo Phụ lục 03 và tờ khai thuế giá trị gia tăng đến cơ quan thuế.

Giai đoạn thứ 3: Đến ngày 01/11/2020 trở đi chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

– 100% doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ, cá nhân kinh doanh vẫn bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).